Administrative & logistics assistant

Administrative & logistics assistant
Duration of the project: 2 years.
Key Responsibilities and Accountabilities
General Administration (60%)
● Responsible for office administration, contributing to create a professional
atmosphere and ensure and maintain cleanliness, tidiness, security and privacy.
● Manage all correspondence and endorsing all external letters, certificates,
credentials, invitations, etc.
● Coordinate and support for external meetings or events: making appointments,
coordinate meetings, supervise logistic,etc.
● Liaise with government institutions for signing or renewal of agreements, MoU,
Collaborative Agreement, Tax Exemption Approval; support Letter from line
ministries, etc.
● Ensure that the Welcome pack, Security management plan, maps, emergency
contact list, etc. are sent to relevant stakeholders and visitors on time and
effectively.
● Improve and maintain the filing system and file all general correspondence related
to administration and ensure that office records are kept up to date.
● Maintain the office calendar of appointments and events.
● Arrange office meetings for Drabzeen Staff.
● Facilitate in-country registration, visa acquisition and issuing/extension of any
guest part our programs including the invitation letters.
● Arrange and monitor the administrative processes of the Program and externally
funded projects, in line with Drabzeen procedures and back donor requirements.
● Prepare, in the framework of the project cycle of Drabzeen or requirements of the
back donors, documentation and correspondence such as approvals, contracts, and
letters of transfer, reminders and letters of rejection (Via email or directly)
● Hand out petty cash after receiving the correct and signed forms; in line with
applicable procedures, register and file the amount of petty cash that is paid out.
Ensure replenishments are made on due time, on the first day of the month, and
when needed and make sure to have all forms signed from (Program manager,
Project coordinator, communication manager,
budget holder according to the project and budget lines with the approval of the
finance officer)
Logistics 40%
● Organize Drabzeen events, including staff retreats, team events, partner
workshops, etc.
● Ensure that the logistical support and administrative services for the running of the
office are provided and maintained in an efficient and effective way according to
the set standards and procedures.
● Coordinate with all affiliates to ensure the storage of archives of
classified/declassified documents are properly in place.
● Manage procurement and logistics functions to ensure full compliance and
application of standard Drabzeen and/or donor procurement procedures. It
includes, among others, and with the support of the Logistics volunteers, the
organization of different events such as workshops, seminars, etc.
● Arrange management of personal effects, temporary accommodation, housing, and
schooling for international staff deployed to Jordan or outside of Jordan.
● Book air tickets and arrange staff travels. Support office logistics for stationery,
food and beverage as required by the office in coordination with the partners travel
agency or by contacting the hotels directly
● Arrange for the execution of all office running costs.
● In coordination with the Logistics volunteers, handle logistical arrangements for
visits (find and book suitable venue if required, payment procedures according to
our manual of procedures, hotel reservation, and all different requirements
according to the project needs)
● Keep an up-to-date monitoring sheet for loaning of office equipment, subscriptions,
etc and ensures that all office equipment are well maintained.
● Execute a monthly inventory for all Drabzeen materials and be responsible of their
management. The Logistic administrative will take responsibility of any materials
loss if not proven.
● Make sure to respect the manual of procedure and do not proceed to any
payment/transaction without filling out the necessary forms by staff members
unless any emergency stated by the management team
Qualifications:
– 1-2 years of experience in NGO’s fields
– Excellent in English writing / Speaking
– Advanced computer skills in MS Office
– Excellent organizational, problem-solving, project management and communication
skills
Send your CV to job@drabzeen.org by maximum the 3rd of November,2018.
مساعدة إدارية ولوجستية
عمر المشروع : سنتان
المسؤوليات الرئيسية
اإلدارة العامة 60٪
● مسؤولة عن إدارة المكاتب ، والمساهمة في خلق جو المهنية وضمان والحفاظ على النظافة ، والمحافظة ، واألمن و
السرية.
● إدارة جميع المراسالت وإقرار جميع الرسائل الخارجية والشهادات وبيانات االعتماد والدعوات ، وما إلى ذلك.
● تنسيق ودعم االجتماعات أو األحداث الخارجية: إجراء التعيينات ، تنسيق االجتماعات ، اإلشراف على اللوجيستية ،
إلخ.
● التنسيق مع المؤسسات الحكومية لتوقيع أو تجديد االتفاقيات ومذكرات التفاهم واالتفاق التعاوني وموافقات اإلعفاء
الضريبي
؛ رسالة دعم من الوزارات المختصة ، إلخ.
● التأكد من إرسال حزمة الترحيب وخطة إدارة األمان والخرائط وقائمة جهات االتصال في حاالت الطوارئ ، وما إلى
ذلك إلى أصحاب المصلحة المعنيين والزوار في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
● تحسين نظام حفظ الملفات والحفاظ عليه وتقديم جميع المراسالت العامة المتعلقة باإلدارة والتأكد من تحديث سجالت
المكتب.
● الحفاظ على تقويم المكتب (المواعيد والنشاطات.)
● ترتيب اجتماعات المكتب لموظفي دربزين.
● تسهيل التسجيل داخل البلد ، والحصول على التأشيرة ، وإصدار / تمديد أي جزء من برامج الضيوف بما في ذلك
رسائل الدعوة.
● ترتيب ومراقبة العمليات اإلدارية للبرنامج والمشاريع الممولة من الخارج ، بما يتماشى مع إجراءات دربزين
ومتطلبات الجهات المانحة الخلفية.
● االستعداد ، في إطار دورة المشروع الخاصة بـدربزين أو متطلبات الجهات المانحة والوثائق والمراسالت مثل
الموافقات والعقود وخطابات النقل والتذكير وخطابات الرفض (عبر البريد اإللكتروني أو مباشرة)
● تسليم المصروفات النثرية بعد تلقي النماذج الصحيحة والموقعة ؛ تماشيا مع اإلجراءات المعمول بها ، سجل وسجل
مبلغ المصروفات النثرية التي يتم دفعها. التأكد من إجراء عمليات تجديد الموارد في الوقت المناسب ، في اليوم األول
من الشهر ، وعند الحاجة ، والتأكد من توقيع جميع النماذج من (مدير المشروع، منسق المشروع ، مدير االتصاالت ،
صاحب الميزانية وفقً ( ا للمشروع وخطوط الميزانية مع الموافقة من مسؤول المالية
اللوجستيات 40٪
● تنظيم أحداث دربزين ، بما في ذلك اجتماعات الوظفين ، وأحداث الفرق ، وورش عمل الشركاء ، وما إلى ذلك.
ا للمعايير
● التأكد من أن الدعم اللوجستي والخدمات اإلدارية لتشغيل المكتب يتم توفيرها وصيانتها بطريقة فعالة وفقً
واإلجراءات الموضوعة.
● التنسيق مع جميع الشركات التابعة لضمان تخزين محفوظات المستندات السرية أو السرية في مكانها الصحيح.
● إدارة وظائف المشتريات والخدمات اللوجستية لضمان االمتثال الكامل وتطبيق إجراءات المشتريات القياسية و / أو
المانحين. ويشمل ، من بين أمور أخرى ، وبدعم من متطوعي اللوجستيات ، تنظيم أحداث مختلفة مثل ورش العمل
والندوات ، إلخ.
● ترتيب إدارة المؤثرات الشخصية ، واإلقامة المؤقتة ، واإلسكان ، والتعليم المدرسي للموظفين الدوليين المنتشرين في
األردن أو خارج األردن.
● حجز تذاكر الطيران وترتيب سفر الموظفين. الدعم اللوجيستي للمكاتب للقرطاسية واألغذية والمشروبات حسب ما
يتطلبه المكتب بالتنسيق مع الشركاء ووكالة سفر أو عن طريق االتصال بالفنادق مباشرة ● ترتيب لتنفيذ جميع تكاليف
تشغيل المكتب.
● بالتنسيق مع متطوعي النقل واإلمداد ، والتعامل مع الترتيبات اللوجستية للزيارات (العثور وحجز مكان مناسب إذا
لزم األمر
، وإجراءات الدفع وفقا لدليل اإلجراءات لدينا ، حجز الفنادق ، وجميع المتطلبات المختلفة وفقا الحتياجات المشروع)
● االحتفاظ بورقة مراقبة محدثة إلقراض معدات المکاتب ، واالشتراکات ، وغيرها ، ويضمن الحفاظ علی جميع
معدات المکاتب.
● تنفيذ قائمة جرد شهرية لجميع مواد دربزين وتكون مسؤولة عن إدارتها. تتحمل اإلدارة اللوجيستية مسؤولية أي
خسارة للمواد إذا لم يتم إثباتها.
● التأكد من احترام دليل اإلجراءات وال تنتقل إلى أي دفعة / معاملة دون ملء االستمارات الالزمة من قبل الموظفين إال
في الحاالت الطارئة التي يحددها فريق اإلدارة.
المؤهالت:
– خبرة من 1 -2 سنوات في مجال المنظمات غير الربحية.
– اللغة اإلنجليزية / محادثة و كتابة بطالقة
– مهارات تنظيمية ، حل المشكالت ، إدارة المشاريع ومهارات االتصالمهارات
الكمبيوتر المتقدمة في Office MS
الرجاء إرسال السيرة الذاتية خالل 10 أيام ، ليس بعد 3/11/2018
job@drabzeen.org اإليميل إل